Policy 22 — ფინანსური მართვა და შიდა კონტროლი

ASF ინახავს სრულ, ზუსტ ანგარიშებს, ყოფს ფინანსურ მოვალეობებს და ყოველწლიურად ექვემდებარება დამოუკიდებელ აუდიტს. პასუხისმგებელი: საბჭოს ხაზინადარი.

კონტროლი

1. მოვალეობების განცალკევება: არცერთი ერთი პირი არ ითხოვს, არ ამტკიცებს, არ ახდენს გადახდას და არ აღრიცხავს ერთსა და იმავე ტრანზაქციას.
2. ბიუჯეტები: წლიური ბიუჯეტი მტკიცდება საბჭოს მიერ; პროექტის ბიუჯეტები ცალკე აღირიცხება დაფინანსების წყაროს მიხედვით.
3. ბანკი: ყოველ გადახდაზე ორი ხელმომწერი (Policy 3); ონლაინ ბანკინგი ორმაგი ავტორიზაციით.
4. შეჯერება: საბანკო ანგარიშები ყოველთვიურად შეიჯერება და მეორე პირი აწერს ხელს.
5. ნაღდი ფული: სამცირო ფონდი შეზღუდულია 1,000 EUR-ით და ყოველთვიურად ითვლება.
6. აქტივები: 500 EUR-ზე მეტი ღირებულების აღჭურვილობის რეესტრი, რომელიც ყოველწლიურად ფიზიკურად მოწმდება.
7. ხელფასები: მხოლოდ დამტკიცებული ხელშეკრულებები; ცვლილებები წერილობით უნდა იყოს ნებადართული; ხელფასები იხდება საბანკო გადარიცხვით.
8. დროის აღრიცხვა: დონორის პროექტებზე მომუშავე თანამშრომლები დროს თვეში ერთხელ აღრიცხავენ.

ანგარიშგება და აუდიტი

• ყოველთვიური მენეჯმენტის ანგარიშები წარედგინება საბჭოს თავმჯდომარეს; კვარტალური ფინანსური ანგარიში — საბჭოს.
• დონორების ფინანსური ანგარიშები მზადდება საბუღალტრო სისტემიდან და მასთან შეჯერებულია.
• წლიური ფინანსური ანგარიშები მზადდება საფრანგეთის მოთხოვნების შესაბამისად და აუდიტდება დამოუკიდებელი გარე აუდიტორის მიერ; აუდიტის დასკვნა და მენეჯმენტის წერილი წარედგინება საბჭოს და, მოთხოვნისამებრ, დონორებს.
• პროექტების აუდიტი — დაფინანსების ხელშეკრულებებით მოთხოვნილისამებრ.

რეზერვები

ASF ცდილობს, შექმნას არაშეზღუდული რეზერვები, რომლებიც მინიმუმ სამი თვის ძირითადი საოპერაციო ხარჯების ტოლია; ამ ოდენობას წლიურად ადგენს და განიხილავს საბჭო.