Manuel du Coordinateur et du Moniteur

Code du document ASF-QEM-001-01. Émis par le Conseil d’administration d’ASF au nom du Comité des normes et de l’accréditation. Ce manuel est un complément, et non un remplacement, des normes ASF et des 37 politiques institutionnelles — en cas de divergence apparente entre les deux, la politique prévaut.

1.0 Philosophie

Le modèle de vérification d’ASF repose sur une idée : un Moniteur est un ami critique, pas un juge. La vérification confirme la propre auto-évaluation de l’établissement et élargit sa vision de ce qu’il peut encore améliorer — elle n’existe pas pour prendre quiconque en défaut. Un constat Preuve requise ou Contesté est un encouragement à combler un véritable écart, jamais un verdict d’échec. Ceci n’assouplit pas la norme — un critère Non-Négociable qui échoue reste un échec. Ce que cela change, c’est le ton : un Moniteur qui incarne cette philosophie obtient une divulgation plus honnête de la part du personnel de l’établissement qu’un Moniteur qui arrive en inspecteur, et une divulgation plus honnête rend l’établissement plus sûr.

2.0 Les deux rôles, côte à côte

	Coordinateur	Moniteur
Fonction en une ligne	Dirige l’auto-évaluation et le dossier de preuves	Vérifie indépendamment que c’est vrai
Rend compte à	L’établissement	ASF, via l’ADC
Âge minimum	Aucun minimum formel ; qualification pertinente requise	30 ans, reflétant le jugement qu’exige la vérification
Temps (Interne)	25–35 heures/an, un établissement	2 à 3 h/an (jalon annuel) + 1 à 3 jours au renouvellement de 3 ans, un établissement
Temps (Externe)	25–35 heures/établissement/an	2 à 3 h/an (jalon annuel) + 1 à 3 jours au renouvellement de 3 ans, par établissement
Années consécutives max.	Aucune limite énoncée	3 (Interne) / 5 (Externe), puis une pause d’1 an

3.0 Qualifications et compétences requises

Qualifications minimales : une qualification en sciences de la santé, santé publique, ou gestion pertinente, ou 5 ans et plus d’expérience opérationnelle dans un établissement de santé ; expérience démontrée d’amélioration de la qualité en dirigeant (pas seulement en observant) un système qualité ; connaissance pratique actuelle de la réglementation sanitaire applicable ; aucun constat disciplinaire, condamnation pénale pertinente, ou déclaration de conflit d’intérêts non résolue.

Compétence centrale (les deux rôles)	Ce que cela signifie en pratique
Connaissance des normes	Peut expliquer l’intention derrière un critère, pas seulement citer son libellé
Collecte et analyse de données	S’appuie sur l’examen documentaire, l’observation, et l’entretien ensemble
Communication	Explique un constat dans un langage que comprendraient à la fois une infirmière de nuit et un directeur
Rédaction de rapports	Concise, étayée par des preuves, exploitable, à temps
Adaptabilité	Travaille efficacement dans des établissements de taille et de ressources très différentes
Jugement indépendant (Moniteur uniquement)	Parvient à une conclusion qui ne changerait pas sous pression
Gestion des conflits (Moniteur uniquement)	Communique un constat difficile sans que cela devienne personnel

4.0 Éthique

Confidentialité : garder confidentiel tout ce qui est appris sur un établissement au-delà du rapport officiel. Aucune photo, audio, ou vidéo sans consentement écrit de l’établissement pour un objectif spécifique. Aucun document ou échantillon retiré pour usage personnel. Détruire ou restituer les documents de l’établissement une fois la décision du cycle émise.

Conflit d’intérêts : ne jamais utiliser le rôle à des fins d’avantage personnel. Aucun cadeau, hospitalité, ou bénéfice susceptible de paraître influencer un constat. Un Moniteur ne peut vérifier un établissement où il a fourni un conseil rémunéré ou un service clinique au cours des 2 années précédentes. Aucune demande de commodité au-delà de ce qu’ASF a déjà organisé. Divulguer tout conflit avant d’accepter une mission, et reconfirmer au moins annuellement même si rien n’a changé.

Autres obligations : respecter les droits et la dignité de toute personne impliquée ; ne jamais laisser entendre qu’un établissement sera certifié avant que la décision officielle d’ASF ne soit publiée.

5.0 Code de bonne pratique

• Examiner l’auto-évaluation à l’avance ; arriver avec les questions clés déjà identifiées.
• Ne demander que ce qui est véritablement nécessaire — ne pas étoffer une demande par habitude.
• Ne jamais comparer la performance d’un établissement à celle d’un autre nommément.
• Ne jamais interroger un patient sur son expérience de soins en public ou devant le personnel qui l’a fournie.
• Relier chaque question à ce qu’elle signifie pour les soins aux patients.
• Utiliser un langage clair ; combiner l’observation avec le questionnement.
• Donner un retour suffisamment précis pour agir, mais laisser l’établissement choisir sa propre méthode partout où plus d’une solution raisonnable existe.

6.0 Rédiger un rapport de vérification

GER, pour chaque constat : Gist/l’essentiel (le point, en une phrase) → Exemple (1 à 2 exemples concrets) → Résultat/Pertinence (le résultat, ou l’impact si non traité).

ADR, pour saluer une bonne pratique : Approche (ce qui a été fait) → Déploiement (jusqu’où cela s’étend) → Résultat (le résultat mesurable).

Finir le rapport aussi près que possible de la fin de la visite. Utiliser un langage positif et constructif — énoncer l’objectif, pas une méthode prescrite, sauf si le critère en spécifie une. Le score d’un constat et sa justification écrite doivent toujours concorder.

7.0 La règle du zéro cadeau lors d’une visite sur site

• Aucun cadeau aussi modeste soit-il, aucune hospitalité au-delà d’un déjeuner de travail, aucun surclassement de voyage, aucune somme en espèces au-delà du tarif journalier convenu et des déplacements documentés.
• Un Moniteur à qui l’on propose l’un de ces éléments décline, le note dans le rapport dans tous les cas, et signale la pression au Point focal d’éthique immédiatement.

8.0 Le cycle : ce qui se passe quand

T1 Auto-évaluation complète avec preuves obligatoires. T2 Mise à jour de l’auto-évaluation et du Plan d’amélioration. T3 Mise à jour de l’auto-évaluation et du Plan d’amélioration. T4 Mise à jour finale de l’auto-évaluation pour l’année. Annuellement, un examen de jalon virtuel du Moniteur (examen documentaire + appel vidéo, 2 à 3 heures). Tous les 3 ans, une vérification complète en établissement — une journée de travail ou plus, couverture de 100 % des critères — le point sur lequel la décision de renouvellement est construite.

9.0 Le parcours de contestation — Constats

Les constats Preuve requise et Contesté sont le processus qui fonctionne, pas qui échoue : le Moniteur documente l’écart → le Coordinateur a 14 jours pour répondre → si résolu, les deux signent → sinon, le Moniteur escalade à ASF → l’ADC rend la décision finale.

10.0 Appels — Décisions de certification vous concernant

Différent de la Section 9 — ceci s’applique si l’on vous refuse personnellement la certification, le renouvellement, ou si vous êtes suspendu. Appel écrit dans les 30 jours → un Panel d’appel de 3 personnes (un membre du Conseil comme président, un Coordinateur/Moniteur senior, le Point focal d’éthique comme secrétaire sans droit de vote) → 30 jours pour décider, prolongeable une fois de 30 jours supplémentaires avec motifs écrits → décision écrite dans les 15 jours. La décision du Président du Conseil sur l’appel est définitive.

11.0 Renouvellement, congé, et démission

Renouvelé annuellement : au moins une mission achevée l’année précédente, aucun constat d’éthique non résolu, bilan de contestation satisfaisant. Maladie ou urgence avant une visite programmée : notifier ASF immédiatement afin qu’un remplacement puisse être organisé. Absence prolongée : la certification est mise en suspens, non caduque, et se réactive au retour. Démission : préavis écrit d’au moins 30 jours.

12.0 Dossiers qu’ASF conserve sur vous

Coordonnées et détails de qualification, identifiant de qualification, un dossier de chaque mission et contestation, historique de formation et de renouvellement, et toute divulgation éthique archivée — traités en vertu de la Politique de protection des données, informatique et cybersécurité (ASF-POL-18). Vous pouvez demander votre propre dossier à tout moment.

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Certification Coordinateur
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