Gestion et conservation des dossiers
ASF conserve des dossiers complets de chaque norme, politique, décision d’accréditation et dossier d’évaluation d’établissement, et donne aux établissements, auditeurs et, lorsque légalement requis, aux régulateurs, accès à leurs propres dossiers sur demande. Responsable : Secrétariat ASF.
| Historique des versions des normes et politiques | Conservé indéfiniment (Registre public des normes) |
| Dossiers d’évaluation d’établissement | Conservés pendant le cycle d’accréditation de 3 ans plus 3 ans |
| Dossiers de formation et d’examen Coordinateur/Moniteur | Conservés pendant le cycle de certification plus 3 ans |
Le stockage et le contrôle d’accès suivent Protection des données, informatique et cybersécurité (ASF-POL-18).
Contrôle des documents
Chaque norme et politique porte un numéro de version et le Registre public des normes est l’unique enregistrement faisant autorité de la version actuelle — un document remplacé est marqué comme tel sur le document lui-même (voir ASF-SURV-STD-v2 pour le modèle) et le registre n’affiche jamais deux documents comme simultanément Actifs pour le même sujet. Une version nouvelle ou révisée est examinée et approuvée selon le Processus de développement en cinq étapes (normes) ou ASF-POL-46 (politiques) avant que la publication ne remplace la version précédente, de sorte qu’une version obsolète n’est jamais celle en usage actif.