Gestion financière et contrôle interne

ASF tient une comptabilité complète et exacte, sépare les responsabilités financières, et fait l’objet d’un audit indépendant chaque année. Responsable : Secrétariat ASF, rendant compte au Conseil des normes internationales. Cette politique s’applique aux côtés de la déclaration d’Indépendance financière publiée sur Développement des normes, qui régit spécifiquement la séparation entre la structure de frais d’ASF et les décisions d’accréditation.

Contrôles

1. Séparation des tâches : aucune personne seule ne demande, n’approuve, ne paie et n’enregistre la même transaction.
2. Budgets : un budget annuel approuvé par le Conseil ; les revenus de cotisation et de frais d’évaluation sont suivis séparément de tout autre financement.
3. Opérations bancaires : deux signataires pour chaque paiement ; banque en ligne avec double autorisation.
4. Rapprochement : comptes rapprochés mensuellement et signés par une seconde personne.
5. Actifs : un registre des équipements et actifs informatiques au-dessus d’un seuil publié, vérifié physiquement chaque année, couvert par une assurance appropriée incluant une responsabilité civile professionnelle pour l’activité d’accréditation et une couverture pour les Coordinateurs/Moniteurs/Superviseurs en déplacement.
6. Fournisseurs : les fournisseurs clés (GMJ Academy comme plateforme de formation, prestataires d’hébergement/informatique, le commissaire aux comptes externe) sont définis, leurs exigences énoncées dans des accords documentés, sélectionnés selon la compétence et le rapport coût-efficacité, et leur performance suivie annuellement.
7. Intégrité des frais : les frais de cotisation et d’évaluation sont fixés et publiés à l’avance, jamais ajustés après qu’une décision d’accréditation est connue, conformément à l’Indépendance financière.

Rapports et audit

• Rapport financier trimestriel au Conseil des normes internationales.
• En tant qu’association régie par la loi française du 1er juillet 1901 (Loi 1901), ASF prépare des états financiers annuels selon les exigences de rapport des associations françaises ; dès lors que le financement public ou donateur annuel d’ASF dépasse 153 000 €, le droit français impose la nomination d’un commissaire aux comptes indépendant, en plus de l’audit déjà décrit ci-dessous, avec le rapport d’audit présenté au Conseil.