Manuel de gouvernance et des politiques ASF · ASF-POL-42

Gouvernance et charte du Conseil d’administration

Fait partie du Manuel de gouvernance et des politiques ASF. Vérifié au regard des Guidelines and Standards for External Evaluation Organisations d’ISQua EEA, 5e édition v1.1.

ASF est une association française régie par la loi du 1er juillet 1901 (Loi 1901), déclarée à la Préfecture de Police de Paris le 18/06/2020, enregistrée RNA W751257030, SIRET 88807681700012, APE 9499Z. Responsable : Président, Conseil des normes internationales.

Dispositions de gouvernance

La composition complète du Conseil (minimum 7 membres, disciplines requises, siège laïc obligatoire), les règles de mandat et de renouvellement (mandats de 3 ans, renouvelables une fois), le processus de nomination, les règles de quorum et de vote, et la liste nominative actuelle avec les conflits déclarés sont publiés sur Développement des normes, Section 01 — la source faisant autorité, continuellement mise à jour. Cette politique ne duplique pas ce détail ; elle régit l’autorité et la conduite du Conseil. Le Conseil fonctionne actuellement sans sous-comités permanents ; lorsqu’un sous-comité est formé (par exemple pour un Panel de révision de normes spécifique), son mandat est consigné dans l’historique des versions de cette norme. Les lignes de responsabilité externes au Conseil vont vers les autorités réglementaires françaises en tant qu’association Loi 1901 et, le cas échéant, vers le gouvernement ou le ministère de la santé dans un pays où ASF accrédite un établissement.

Autorité du Conseil

Le Conseil détient et documente l’autorité exclusive de :

Superviser le processus de planification stratégique d’ASF (ASF-POL-50)
Développer et approuver les normes d’accréditation d’ASF, par le Processus de développement en cinq étapes
Prendre, ou déléguer à l’ADC, les décisions d’accréditation et de certification, y compris les appels (ASF-POL-22, Développement des normes Section 06)
Veiller à ce qu’ASF satisfasse ses exigences légales et réglementaires en tant qu’association française
Approuver chaque politique de ce Manuel et veiller à son application (ASF-POL-46)

Autorité financière

Le Conseil est responsable de la pérennité financière d’ASF et détient l’autorité pour approuver le budget annuel (ASF-POL-50), veiller à ce qu’ASF dispose de ressources adéquates pour atteindre ses objectifs, et approuver les transactions majeures (investissement en capital, équipement majeur, contrats significatifs) — exercée en pratique par la structure de délégation et de double signature dans ASF-POL-32 et les contrôles financiers dans ASF-POL-19.

Orientation des membres du Conseil

Un nouveau membre du Conseil complète une orientation couvrant les normes d’ASF, les services, le cloisonnement entre la rédaction des normes et l’accréditation, la Politique de conflit d’intérêts, et les obligations de confidentialité, avant de participer à son premier Panel de révision ou décision. La formation continue — briefings sur les nouvelles normes, les développements ISQua, ou les changements de gouvernance — est dispensée lors des réunions du Conseil.

Parties prenantes et communication

Les parties prenantes d’ASF sont : les établissements accrédités et potentiels ; les Coordinateurs, Moniteurs et Superviseurs certifiés ; les patients et résidents des établissements accrédités ; les donateurs et partenaires ; et le public. L’autorité pour la communication quotidienne avec les parties prenantes est déléguée au Secrétariat, la stratégie de communication elle-même — ce qui est publié où, et comment les retours sont sollicités — étant définie par le Conseil et mise en œuvre via Transparence et divulgation publique (ASF-POL-30) et Communication en santé publique (ASF-POL-47).

Gestion des préoccupations éthiques

Une préoccupation éthique — concernant la propre conduite d’ASF, une décision du Conseil, ou la conduite d’un établissement pendant l’évaluation — est soulevée via Gestion des retours, plaintes et incidents (ASF-POL-21) et, lorsqu’elle concerne spécifiquement une décision du Conseil, portée devant le Président du Conseil pour un examen indépendant, excluant tout membre ayant un intérêt déclaré. Ce processus est communiqué à chaque membre du personnel du Secrétariat, Coordinateur, et Moniteur à l’intégration (ASF-POL-51).

Séparation de l’accréditation et du conseil (consultance)

Les packs de documentation ISO 9001 Ready et ISO 15189 Ready d’ASF constituent une gamme de produits éducatifs distincte, développée avec l’Institut de santé publique de Géorgie et des experts de terrain en réponse à la demande des établissements : des modèles et documents de guidance standardisés, achetables ou téléchargeables, qui aident tout établissement à se préparer à une certification ISO délivrée par un organisme de certification ISO distinct et accrédité — ASF ne certifie pas elle-même selon la norme ISO. Le même produit est vendu à chaque acheteur ; ce n’est pas un conseil sur mesure, et ce n’est jamais une condition préalable ou un raccourci vers l’accréditation ASF. Lorsqu’ASF met des experts à disposition pour accompagner un établissement utilisant ces documents, cet accompagnement reste dans le cadre du produit — en appliquant les mêmes modèles et guidances publiés — plutôt que de produire une solution propre au client en dehors de ceux-ci. Aucun individu ayant conseillé un établissement via ISO Ready ne sert ensuite comme Coordinateur, Moniteur, ou Superviseur de cet établissement, ni ne siège à sa décision ADC. Cette séparation est communiquée au personnel, aux Coordinateurs, aux Moniteurs, et aux établissements. Conseiller les établissements sur la manière de comprendre et d’interpréter les propres normes d’accréditation d’ASF, ou dispenser une formation gérée par ASF, ne constitue pas non plus une consultance au titre de cette politique, à condition que cela reste générique plutôt que de donner à un établissement une solution propre au client.